En la actualidad, “ir a trabajar” no significa necesariamente desplazarse a una oficina. Cada vez más empresas están reconociendo los beneficios de contratar empleados que trabajan de forma remota. Esto se traduce en trabajadores más felices, una fuerza laboral más diversa y, sorprendentemente, un aumento en la productividad; hasta un 32% de los gerentes afirman que el trabajo remoto efectivamente incrementa la productividad. ¿Quién quiere estar en la oficina cinco días a la semana cuando se puede ser igual de productivo, si no más, desde casa?
Sin embargo, trabajar desde casa también trae consigo una serie de distracciones, desde vecinos bienintencionados hasta la interminable lista de tareas del hogar. En este artículo, exploraremos algunos de nuestros mejores consejos para evitar distracciones y mantener la productividad.
Estadísticas sobre la Productividad del Trabajo Remoto
Durante más de veinte años, Upwork no solo ha facilitado el trabajo remoto, sino que también lo ha adoptado plenamente. Somos una empresa con un enfoque remoto, lo que significa que, aunque contamos con dos oficinas donde nuestros compañeros pueden elegir trabajar, la mayoría opta por trabajar desde casa. Con más de 1,700 miembros del equipo en más de 800 ciudades alrededor del mundo, hemos sido testigos de numerosos cambios en la fuerza laboral.
Uno de los cambios más significativos proviene de la Generación Z, que a menudo no busca empleo a tiempo completo tras graduarse. Más del 53% de los jóvenes de esta generación trabaja en proyectos independientes a tiempo completo. Este enfoque les permite tener un ambiente laboral en el que pueden ser ellos mismos, frecuentemente desde la comodidad de su hogar o de una cafetería local.
En 2023, el 38% de la fuerza laboral de EE. UU. (64 millones de estadounidenses) realizó trabajos independientes, lo que representa un aumento de 4 millones en comparación con el año anterior. Estos trabajadores contribuyeron con más de 1.27 billones de dólares a la economía estadounidense. Además, el 79% de las empresas están de acuerdo en que trabajar con talento independiente les permite ser más innovadores.
La forma de medir la productividad está cambiando; los gerentes están adoptando criterios más orientados a resultados, como la calidad y cantidad del trabajo, así como la capacidad de cumplir plazos. Además, el 78% de las empresas ha utilizado freelancers remotos, un indicativo de la creciente tendencia hacia este modelo laboral.
La transición de trabajar en una oficina a hacerlo desde casa puede sentirse extraña al principio, y aprender a mantener la productividad y la eficiencia mientras se trabaja de forma remota es crucial. A continuación, se presentan algunos consejos y trucos para ayudarte a ser productivo y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
1. Establecer una Rutina
Crear una rutina añade estructura y previsibilidad a tu día. Sentirás que tienes más control sobre tu tiempo y cómo lo gastas. El equilibrio entre el trabajo y la vida es fundamental, especialmente si trabajas desde casa a tiempo completo. Intenta comprometerte con una rutina que ayude a mantener ese equilibrio y evite el agotamiento.
Antes de iniciar tu jornada laboral, pregúntate: ¿qué necesito para tener éxito? Algunos pueden optar por salir a caminar, preparar el desayuno o estirarse. Tómate un tiempo para prepararte mentalmente para el día, incluso si eso significa despertarte unos minutos antes.
Una vez que estés en tu flujo de trabajo, programa tiempos para descansos y el almuerzo. Tu día a día puede variar, pero puedes crear una rutina estable alrededor del cuidado personal, el ejercicio y las horas de comida que agregue estructura a tu semana.
2. Evitar el Multitasking
Aunque el multitasking puede parecer una habilidad impresionante, en realidad afecta negativamente la productividad y la eficiencia. Pocas personas pueden hacerlo bien y, en lugar de dar el 100% de su atención a una tarea, la mayoría divide su enfoque entre múltiples tareas. Cambiar de tarea puede costarte hasta un 40% de tu tiempo productivo, según la Asociación Americana de Psicología.
Al aprender a trabajar de manera remota, muchas personas son más productivas cuando completan su trabajo en lotes y crean espacio mental para una concentración profunda.
3. Concentrarse en el Trabajo Profundo
En lugar de dividir tu atención entre múltiples tareas, intenta eliminar distracciones y dedicar toda tu energía a una tarea específica durante un tiempo determinado, lo que se conoce como “trabajo profundo”.
Bill Gates, cofundador de Microsoft, es conocido por sus “semanas de pensamiento”, donde se desconecta de todo y se dedica a leer y reflexionar sin distracciones. Durante estas semanas, Gates afirma que surgieron algunas de sus mejores innovaciones y ideas.
El trabajo profundo te permite alcanzar un estado de flujo, donde estás tan inmerso en una tarea que no notas el tiempo pasar. Este estado es altamente productivo, y la mayoría de las personas solo pueden mantenerlo durante cuatro o cinco horas al día.
4. Probar el “Time Batching”
En lugar de realizar múltiples tareas, el “time batching” (agrupamiento de tiempo) es un gran truco para trabajar desde casa que puede ayudarte a entrar en un estado de flujo. Divide tu día en bloques de tiempo y asigna tareas a cada bloque.
Cuando agrupas tareas, organiza las tareas similares en categorías de “pequeñas”, “medianas” y “grandes” según cuánto tiempo tomarán y la cantidad de energía mental que requieren. Bloquea tiempo para el trabajo profundo y para tareas que requieren menos esfuerzo mental, como limpiar tu bandeja de entrada.
- Tareas pequeñas: 15-30 minutos de atención
- Tareas medianas: hasta 2 horas de atención
- Tareas grandes: más de 2 horas de atención
Una vez que hayas agrupado, decide qué lista es mejor para comenzar según tu agenda y enfoque. Piensa en tus prioridades: ¿es mejor completar muchas tareas pequeñas en ese momento o trabajar en tareas más grandes que impactan más en tu equipo u organización? Una vez que hayas decidido, mantén el enfoque en la lista para minimizar distracciones.
5. Tomar Descansos
Los descansos son tan importantes para la productividad como el tiempo que pasas trabajando. Tu cerebro es como una batería que necesita tiempo para recargarse, ya sea por 30 segundos o cinco minutos. Tómate un descanso, hidrátate, estírate o juega con tu mascota para permitir que tu cerebro se relaje. Este es un buen momento para incorporar algo de ejercicio en tu día.
En la oficina, caminar hacia una reunión o hacer una pausa para un café eran momentos naturales de recarga. En casa, debes programar estos pequeños momentos de renovación.
Puedes probar la técnica Pomodoro, donde trabajas en bloques de 25 minutos sin interrupciones (cierra todas las pestañas no relacionadas con el trabajo y silencia tu teléfono) en tareas designadas y luego te recompensas con un descanso de cinco minutos. Después de tres o cuatro bloques de 25 minutos, disfruta de un descanso más largo de 15 a 25 minutos.
6. Saber Cuándo “Desconectarse”
Cuando trabajas en una oficina, apagas tu computadora y te vas, dejando cualquier tarea pendiente para el día siguiente. Sin embargo, en casa, saber cuándo termina tu jornada laboral es más complicado, especialmente si tienes compañeros en diferentes zonas horarias.
Desconectarte y detener el trabajo es vital para mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. No quieres que tu hogar se sienta como una oficina y no poder relajarte. Todo el tiempo que pasas respondiendo mensajes y correos electrónicos, y pensando en el trabajo después de que termina tu jornada, suma más de lo que piensas.
Crear un horario específico para comenzar y terminar puede ayudarte a gestionar mejor tu tiempo. Asegúrate de que estás trabajando activamente cuando estás frente a la computadora y permítete poner todo a un lado al final del día.
7. Establecer Reglas con tu Equipo
¿Cómo trabaja tu equipo, tanto juntos como por separado, en un entorno remoto? Al gestionar un equipo remoto, querrás crear una cultura de confianza e independencia, además de responsabilidad y resultados. Tu equipo debe saber exactamente lo que se espera de ellos y cómo gestionar su flujo de trabajo.
Si gestionas un equipo remoto, equilibrar la comunicación sincrónica y asincrónica es clave. Establece cuándo enviar un correo electrónico frente a programar una reunión de video y cuánto tiempo pueden esperar para recibir una respuesta en Slack.
Consejos para gestionar un equipo que trabaja desde casa:
- Programa reuniones individuales regulares
- Programa reuniones de equipo
- Revisa diariamente con los miembros del equipo
- Establece horas de trabajo fundamentales
- Organiza los canales de comunicación en Slack
- Graba reuniones para los miembros del equipo que no puedan asistir
8. Utilizar Herramientas de Telecomunicación Eficientes
Al trabajar de forma remota, el uso de herramientas de telecomunicación eficientes es fundamental. Existen diversas aplicaciones y programas que facilitan la comunicación y la colaboración a distancia. Los mensajes instantáneos pueden reemplazar correos electrónicos e incluso algunas reuniones, mientras que la videoconferencia sustituye las reuniones cara a cara.
Herramientas de comunicación para el trabajo remoto:
- Slack: permite enviar mensajes instantáneos y crear canales para temas específicos. Puedes comunicarte uno a uno o en pequeños grupos, agregar archivos e integrar aplicaciones como Google Drive.
- Zoom: ha reemplazado las reuniones presenciales por videollamadas, ofreciendo una fácil conexión y características de grabación.
- Trello: utiliza tableros para organizar tareas, asignar trabajos y establecer plazos de manera visual. Ideal para mantener a todos en la misma página.
- Asana: herramienta de gestión de proyectos que permite hacer seguimiento de las tareas y actividades del equipo.
9. Espacio de Trabajo
El espacio donde trabajas tiene un impacto significativo en tu productividad. Crear un entorno que te permita trabajar de manera eficiente es fundamental. Algunas ideas son:
- Despejar el desorden: Un espacio de trabajo limpio y organizado ayuda a minimizar distracciones.
- Mobiliario adecuado: Si es posible, utiliza una silla y un escritorio ergonómicos para fomentar una buena postura.
- Iluminación adecuada: La luz natural puede aumentar tu productividad, pero también es importante contar con iluminación artificial adecuada.
Trabajar desde casa puede ser altamente productivo y gratificante si se establecen las rutinas y el entorno adecuados. Con estas estrategias y herramientas, puedes maximizar tu enfoque y efectividad en un entorno remoto. Recuerda, la clave está en crear un espacio de trabajo que fomente la concentración, establecer límites claros y saber cuándo es el momento de desconectarse. ¡Con un poco de esfuerzo, puedes disfrutar de la flexibilidad del trabajo remoto y ser igual de productivo, si no más!